業務可視化ツール BPEC ビーペック

属人的な業務プロセスを短期間で可視化し、改善に繋げる新手法「BPEC」。
BPECは一過性で終わらない継続的な業務改善を実現します。

概要  what's bpec

多くの企業において、業務データや業務ロジックはシステムで管理されています。 しかし、業務プロセスはシステム化されておらず、属人的になっているのが現状です。 このように業務がシステム化(標準化)されていない状態では、連絡手段が紙・メールなどバラバラになったり、情報の二重入力や手作業の増加、担当者が休むと業務が停止してしまうなど、業務効率の低下、業務ミスを引き起こす原因となってしまいます。 これまでも、業務の可視化への取り組みは行われてきましたが、ヒアリングに時間が取られ業務が中断したり、業務の抽出が不十分だったり、作成した業務プロセスが活用されないなど、上手くいかないケースも数多く存在します。

このような課題を解決するために、当社が提供する業務分析サービスが「BPEC(ビーペック)」です。 BPECは、従来、難しく?変と思われていた業務の見える化の手法を、コンパクトに体系化、ツール化することで、一般的な企業でも?ら活?できるようにしたパッケージソリューションです。

業務見える化の導入効果
利益貢献 業務のムダを抽出・改善することで、コストを削減することができる。 売上に対する貢献度が高い業務を抽出・強化することで、売上を増やすことができる。
リスク回避 属人化した業務を抽出・改善することで、要員不在の状況でも業務を滞りなく遂行できる。 リスクが大きく優先して解決すべき課題を把握することで、確実な要件抽出とIT構築ができる。
組織強化 業務が平準化・簡素化され、誰もが業務を行うことができるようになる。 適材適所の要員配置ができるようになり、業務の全体最適化が図れる。

従来の業務の見える化とBPECの違い  advantage of bpec

従来の業務の見える化

・ヒアリングに時間が取られ業務が中断する
・業務抽出に漏れがでやすい
・業務のレベル感や表記方法がバラバラ
・改善に必要の無いフローも作成してしまう
・作成した業務フローが活用されない
・定性的な分析のみで費用対効果が分かりにくい

BPEC

・担当者の負担が少なく業務に支障がでない
・業務の抽出に漏れがでない
・業務のレベル・表記方法が定型化されている
・抽出した課題をもとに作成するフローの優先順位を決める
・作成したフローを電子マニュアル化して活用できる
・定量分析で費用対効果が目に見えて分かる

BPECを用いた業務改善サイクル  Business Process Engineering Cycle

BPECの業務改善サイクルは可視化フェーズと改善フェーズで構成されます。
1.業務抽出 業務を構造的に整理した「業務テンプレート」や「ヒアリングシート」を用いて業務抽出を行います。 業務構造マップとはあらかじめ5段階に整理・構造化された組織における業務の全体情報であり、組織機能ごと、また業界ごとのテンプレートを用いて、対象組織の実際の業務構造に合わせて修正していきます。 これにより非常に効率的に現場の業務構造を把握することができます。 また、修正された業務構造マップから対象組織の業務が全て記載された「業務調査票」を作成し、現場の全従業員に各業務の稼働時間を記入して頂きます。 現場の全従業員が記入した業務調査票を回収し集計をかけると、対象組織の業務データベースが完成します。 この業務データベースを分析で活用します。
2.分析 業務データベースでは「誰が」「どの業務に」「どれだけの時間従事していたか」がわかるので、様々な分析が可能となります。 例えば、業務負荷の度合いを比較するための業務負荷分析や、その組織にはどのくらい属人化された業務があるのか?ということを見える化する属人化分析、適材適所に人材が配置されているか、業務が遂行されているかを図るためのスキルレベル分析などが可能です。
3.業務フロー作成 分析した結果を踏まえて明らかになった重要な問題、優先すべき課題に重点を置いて、それらに関連する業務についてのみ詳細なフローを作成します。 フロー作成にはモデリングツールを活用しますので、従来の1/3程度の労力で業務フローが作成できます。
4.業務改善計画 計画を立てるために必要な現場の業務情報を集め、分析し、課題に優先度をつけた上で計画策定をします。 また、計画策定の際には、前工程で作成した業務フローを活用して業務改善効果の検証を行います。 現状の業務フローに基づくシミュレーションを行なった上で、あるべき姿を検討し、複数のあるべき姿を示した業務プロセスを描き、さらにシミュレーションを行なって現状との比較をします。
5.業務改善
6.実施
シミュレーションを活用して策定した改善計画を実施し、業務を改善していきます。 業務の改善後は、新しいルールや組織、業務構造、システムなどの改善策が施された状態で業務を実施することとなります。 BPECを用いて作成した業務フローは、マニュアルとして活用できます。 帳票やシステムなどとにリンクさせ、引き継ぎや新人指導も容易に実施可能となります。
7.業務チェック 業務は社会や組織、事業の変化に伴って変わるものであるため、定期的にチェックが必要です。 BPECを活用すれば現場の方々の業務チェックは数分で済み、手法も確立しているので組織で業務をリアルタイムで更新・把握することが容易です。
ここがポイント! BPECを現場で活用して業務改善を推進していくための支援ツールや各種テンプレートをご用意しており、最小限の負荷で業務の見える化を行うことができます。 効果検証を行うための定量調査もツールによって簡単に行うことができ、業務改善を一過性で終わらすことなく、無理なく継続させていくことが可能です。

BPECの主な機能  helpful tools and templates

BPECは、業務の見える化を支援するツールが充実しているため、
難しい概念を理解する必要がなく簡単に作業を進めることができます。

主な機能

  1. BPECのプロセスを視覚的に確認しながら進められるBPECナビを搭載
  2. 業務抽出を漏れなく手軽に行える業務テンプレート集(経理、人事、営業、生産、情報  他)
  3. 手間のかかるシート作成を省力化する調査シート・フィードバックシート?動作成機能(調査シート集計機能付き)
  4. ワンタッチで各種分析資料を出力できる分析資料作成機能
  5. 業務プロセスの作成をGUIで行うことができるモデリングツール「iGrafx」を搭載
  6. マニュアル作成を省力化するWeb業務マニュアル自動作成機能

BPECによる成果物(例)

業務構造図 各責任者、各担当者へのヒアリング実施により業務抽出が進むごとに、業務を視覚的に確認できるように業務構造図を作成します。
業務データベース ヒアリングシートの回収が完了したら業務のデータベースを作成します。誰がどの業務にどのくらい時間をかけて遂行しているかが分かるようになっており、今後の各種分析に使用する基本データとなります。
業務マトリクス 業務データベースを利用して、業務の一覧表を作成します。一覧表にすることで、業務全体の把握を容易にし、システム機能管理やリスク管理に活用できるようにします。
業務負荷分析 どの業務にどのくらい負荷が掛かっているのか視覚的に確認できます。業務コストの把握や、改善効果の高い業務を抽出するために使用します。
属人業務分析 個人に依存している業務を把握することができます。ここで業務のボトルネックとなる属人業務を抽出します。
スキルレベル分析 会社全体、部門別、個人別にスキルレベルを確認することで、業務が適材適所で遂行できているかを把握することができます。
業務プロセスフロー 各種分析結果に基づき、改善の優先度が高い業務のプロセスフローを作成します。フローとして業務プロセスを視覚化することで、業務内容をより詳しく理解することができ、プロセスの不備を発見しやすくなります。

BPECの活用事例  case study

BPECは、改修を繰り返して複雑化したレガシーシステムの刷新や、 コンプライアンス管理のための内部統制システムの構築、 社内の各種申請・精算業務の見直しなど、様々なシーンで活用されています。

■活用事例

・ERPの導入
・受注及び請求業務の属人化解消
・新経理システムの導入
・物流事務業務の効率化

・生産管理システムの機能分析
・個人情報利用業務の抽出
・内部統制プロセスの構築
・ERPの導入及び内部統制プロセスの構築  他