パッケージシステムを導入・運用する中で、標準機能だけでは業務に合わないと感じていませんか？

この記事では、アドオン・カスタマイズの考え方、判断基準、注意点などをわかりやすく解説。

実際に導入した事例も紹介しているので、検討中の担当者様はぜひ参考にしてください。

重要なアドオン・カスタマイズの考え方を整理

基幹システムは、販売・生産・在庫・原価など複数機能が連携しているため、部分最適なカスタマイズは、かえって全体非効率を生むケースもあります。
まずは、アドオン・カスタマイズの基本的な考え方から整理していきましょう。

パッケージのアドオン・カスタマイズ

そもそもパッケージのアドオンやカスタマイズとは、ERPや販売管理、生産管理などのパッケージシステムに対して、標準機能だけでは対応できない部分へ、改修・追加・連携などを行うことを指します。

パッケージシステムは多くの企業で利用できるよう汎用化されているため、企業独自の業務や業界特有の運用まで完全には対応できないケースも。
例えば​​製造業や専門商社では、自社の強みとなる受注形態や特殊な単価体系、生産/工程管理、管理会計などが存在するため、標準機能だけでは運用しきれない場合もあります。

パッケージシステムでは、
・画面や帳票を追加する「アドオン」
・システム本体を変更する「カスタマイズ」
・外部システムで機能を補完する「外部連携」
などがありますが、「設定変更」と「アドオン」「カスタマイズ」は別物です。

項目表示や承認ルート変更など標準機能内で対応できるものは設定変更に分類され、新機能追加・独自ロジック実装・独自帳票追加など、標準機能の範囲を超える対応は、カスタマイズやアドオンに該当します。

つまり、パッケージシステムでは、標準機能と自社業務のギャップを埋めるために、カスタマイズ・アドオン・外部連携などを検討することが重要です。

「見た目」と「担当者」のフィットは違う

画面が使いやすい＝良いシステムと考えられがちですが、実際にはそれだけでは不十分です。

本当に重要なのは、「担当者が業務をスムーズに進められるか」という視点です。
例えば画面が見やすくても、

・別システムを確認しながら入力する
・Excel転記が必要
・後工程で再入力が発生する

といった状態では、業務全体としては非効率になってしまいます。

つまり重要なのは、画面単体の使いやすさではなく、
・業務プロセス
・データの流れ
・前後工程との連携
・管理単位の整合性
などが業務に合っているかどうかです。

企業では、販売・生産・在庫・原価などが密接につながっています。
そのため、担当者単位ではなく、業務全体の流れを前提にシステムを考える必要があります。

【当てはまれば検討】よくある課題と限界

パッケージシステムは、多くの企業で活用されている一方で、「導入すればすべて解決する」というものではありません。

実際には、運用を始めてから課題が顕在化し、追加対応や見直しが必要になるケースもしばしば。
特にこれからご紹介する内容に1つでも当てはまる場合は、標準機能だけで運用できるのか、カスタマイズ・アドオン・外部連携を含めて検討すべきなのかをご確認ください。

標準機能だけでは対応できないケース

汎用的に設計されたパッケージシステムは、すべての業務に対応できるとは限りません。

例えば、
・承認フローが複雑
・部門や拠点をまたいだ特殊な運用がある
・独自の単価体系や原価計算を行っている

といったケースでは、標準機能だけでは業務にフィットしない場合があります。

特に製造業や専門商社では、生産や管理の方式や考え方、サブスクやレンタル、保守・メンテナンス、貿易の有無など、企業ごとに異なるため、「一般的な業務」を前提としたパッケージでは対応できないこともあると注意しましょう。

業務を無理に合わせることで起きる問題

パッケージ導入では、「システムに業務を合わせる」という考え方が採用されることがあります。
しかし、無理に運用を変更すると、担当者に定着しなくなるリスクもあるので注意です。

例えば、
・入力手順が担当者の業務と合わない
・必要な情報を管理できない
・操作負荷が増える

などの状態になると、担当者がシステムを使わなくなり、Excelやサブツールによる補完運用が発生しやすくなります。

その結果、
・二重入力
・属人化
・データのサイロ化
などが再発し、「システム導入前と変わらない」という状態に陥るケースも考えられます。

カスタマイズしすぎることで起きる問題も

一方で、「足りないから全部カスタマイズする」という考え方にも気を付けるポイントがあります。

過度なカスタマイズやアドオンを行うと、
・開発コストの増大
・導入期間の長期化
・バージョンアップ不可
・保守難易度の上昇

などの問題につながるケースも。
また、特定ベンダーしか内容を把握できない状態になると、システムがブラックボックス化し、将来的な改修や運用変更が難しくなることもあります。

そのため、パッケージシステムのカスタマイズやアドオン検討では、「何を変えるべきか」だけでなく、「何を標準機能として残すべきか」を見極めることも重要です。

Fit to StandardとFit＆Gapの考え方はこちら

パッケージシステムを検討する際、
「業務をシステムに合わせるべきか」
「自社業務に合わせて変更するべきか」
という問題に直面することも多いのではないでしょうか。

このとき重要になるのが、「Fit to Standard」と「Fit＆Gap」という2つの考え方です。
パッケージのカスタマイズ・アドオン・外部連携などを適切に判断するためにも、まずはこの基本を整理しておきましょう。

Fit to Standardの考え方

Fit to Standardとは、パッケージシステムの標準機能に業務を合わせて運用する手法を指します。

この方法では、
・カスタマイズやアドオンを極力行わない
・標準機能を最大限活用する
・業務フローをシステムに合わせて整理する

という方針で検討することが一般的です。

主なメリットとして、
・導入コストを抑えやすい
・短期間で導入しやすい
・保守やバージョンアップがしやすい

などの点があります。

一方で、自社独自の業務が多い企業では、
・担当者の運用と合わない
・業務の柔軟性が下がる
・競争優位になっている業務を標準化してしまう

といった、課題につながるケースも考えられるため、Fit to Standardは「すべての企業に最適」というわけではなく、自社業務との相性を見極めることが重要です。

Fit＆Gapとは？

Fit to Standardと異なる「Fit＆Gap」とは、自社業務とパッケージ機能の差分を整理する考え方です。

具体的には、
・システムで対応できる部分（Fit）
・対応できない部分（Gap）
を整理し、Gapをどう解決するかを検討します。

Gapへの対応方法として、
・業務を変更する
・システムをカスタマイズする
・アドオンをする
・外部システムを連携する
などの選択肢があります。

例えば、「標準機能で対応できる業務はそのまま利用し、独自業務に対して必要なカスタマイズ・アドオン・外部連携のみを検討する」といった判断も可能に。
Fit＆Gapを行うことで、「何を標準化し、何を個別対応するべきか」を整理しやすくなるのが利点と言えます。

ここが重要！どこを合わせ、どこを残すか

パッケージ導入で重要なのは、「すべてを標準化すること」ではありません。

例えば、
・業界共通の業務
・差別化につながらない業務
などの観点は、Fit to Standardによって標準機能へ合わせる方が合理的な場合があります。

一方で、
・独自の管理体系
・特殊な運用体系
・競争力につながる業務フロー
などは、無理に標準化すると、自社の強みを失ってしまう可能性もあります。

つまり重要なのは、
「どこをシステムに合わせ、どこを自社業務として残すか」
を整理することです。

パッケージシステムのカスタマイズ・アドオン・外部連携を検討する際は、単純な機能比較ではなく、自社の競争優位がどこにあるのかを前提に考えることが重要です。

必読！アドオン・カスタマイズで失敗しないポイント4選

ここまで解説してきた内容をふまえて重要なのは、単純に「機能追加」として考えるのではなく、業務・データ・運用全体を整理したうえで設計を行うことです。

ここでは、パッケージのアドオン・カスタマイズで失敗しないために押さえておきたい4つのポイントを解説します。

1.まずは「業務整理」が最優先

カスタマイズやアドオンでよくある失敗の一つが、「現行業務をそのままシステム化してしまうこと」です。

例えば、
・昔から続いている運用
・担当者依存の処理
・Excel前提のフロー
などを見直さずにシステムへ落とし込むと、非効率をそのまま再現してしまう可能性があります。

そのためにもまずは、「何のための業務なのか」を整理することから始めましょう。

具体的には、
・本当に必要な業務か
・標準化できる部分はないか
・どこが競争優位につながっているか
・誰がどの情報を使うのか

といった観点から、経営・業務・システムの3つの視点で整理することが重要です。

2.データ設計も重視

パッケージシステムのカスタマイズやアドオンを検討する際は、画面や機能だけでなく、「データ設計」も非常に重要です。

例えば、
・品目コード
・取引先情報
・単位や原価定義

などが部門ごとにバラバラだと、システムを導入してもデータ不整合が発生しやすくなります。

単なる画面改善ではなく、
「どのデータを、どのルールで、どう流すか」
を整理することで、将来的な拡張性や分析精度にも大きな差が生まれます。

3.将来を見据えた設計にする

システムは一度導入して終わりではありません。
事業拡大や組織変更、新サービス追加などによって、必要な機能や業務フローは変化していきます。

そのため、カスタマイズやアドオンを行う際は、
・将来的な機能追加
・他システム連携
・拠点追加
・段階導入
なども考慮した設計も大きなポイントに。

短期的な課題だけを見て設計すると、後から大規模改修が必要になるケースもあります。

特に企業では、販売・生産・在庫・原価など複数業務がつながっているため、今だけの最適ではなく、中長期で運用できる構成を意識することをおすすめしています。

4.ベンダー任せにしない

「システム会社に任せれば何とかなる」と考えてしまう方も多いのではないでしょうか。
しかし実際には、業務の実態や課題を最も理解しているのはユーザー企業です。

例えば、
・何を優先するのか
・どこを標準化するのか
・何を競争優位として残すのか
といった判断は、ベンダーだけでは決められません。

「そもそも何を相談すればよいか分からない」
という状態の企業も多く、要件が曖昧なまま導入が進んでしまうケースもあります。

だからこそ重要なのが、構想設計の段階から整理をすることです。

単なる機能比較ではなく、
・業務構造
・データ構造
・システム全体像
を整理したうえで、ベンダーと一緒に方向性を決めていくことが、失敗を防ぐポイントになります。

また、ベンダーへ相談する際に「どうしても・・・」と懸念される方は、要件整理からしっかりサポートしてくれる企業・サービスを選び、自社のカラーに合っているか精査していくことがおすすめです。

導入による効果と事例3社を紹介

パッケージの標準機能を活用しながら、必要に応じてカスタマイズ・アドオン・外部連携を行い、業務改善につなげた3社のケースをご紹介します。

ネクステップ・ソリューションズは、この他にもさまざまな実績を有しています。
近しい事例をお探しの方は、お気軽にお問い合わせください。

①食品加工販売業様

・背景と課題
まずはじめのケースでは、一元管理によってシステム内でデータを見られるようにし、重複作業の削減や、理論在庫・生産情報の見える化を実現することが求められていました。

また、WEB EDIのデータを既定のフォーマットに自動変換し、システムへ一括で取り込むことで、業務効率化を図るニーズも浮き彫りに。
加えて、構成情報（レシピ）を抽出し、発注時に必要となる数量まで出力できる仕組みも求められていました。

・導入内容と成果
Progress-One（販売管理）を活用し、早期導入を実現。これは、Fit to Standardの代表的なケースです。
システム全体では、販売計画、受注、出荷、在庫、棚卸、生産管理、原価管理などを統合データベース上で管理できる構成としています。

WEB EDIについては、受注データを既定フォーマットに変換し、受注CSVデータとして取り込める仕組みを構築。これにより、データ取込業務の効率化につなげています。

また、構成情報から原材料を抽出し、在庫状況・発注状況・生産情報をもとに、発注に必要な数量を算出できるようにしました。
必要な在庫数、安全在庫、リードタイム、稼働スケジュール、ロット管理などのデータを基に最適数を自動算出し、取引先ごとに発注書を作成できる構成となっています。

②精密電動工具などの製造販売業様

・背景と課題
精密電動工具などの製造販売を行う本事例では、5,000種超の電動工具を作って売る仕組みを支える基幹システムが求められていました。
対象範囲は、販売・生産・原価・貿易・修理を含む基幹業務です。

また、多機能パッケージの機能踏襲・強化をProgress-OneテンプレートによるFit＆Gapで実現することもテーマに。
原価管理の精度向上や、業務フローの見直しによるコスト削減など、改善効果への貢献も求められていました。

・導入内容と成果
このような課題に向けて、販売・生産・購買・在庫を中心に、財務会計との連携を含む基幹システム構成を整備しました。
販売管理では見積、受注・修理、出荷・売上、売掛・請求・入金などに対応し、生産管理では生産計画、MRP、作業指示、実績入力、原価管理を管理領域としています。

また、購買管理では発注依頼、発注、受入、買掛・未払・支払を管理し、在庫管理では棚卸、移動・振替、入出庫に対応。
さらに、修理機能の強化例として、修理受付から出荷までのステータス管理を実装しました。
修理受付後、営業所から工場への製品発送、工場受取、工場見積、修理依頼の実施または返却、修理完了、工場から営業所への製品発送、受取、出荷までの流れを管理できる構成となっています。

③サプリメント・バイオサイエンスのメーカー/貿易業

・背景と課題
サプリメント・バイオサイエンスのメーカー/貿易業を営む本事例では、属人化した業務が多く、管理が煩雑になっていることが大きな課題となっていました。

さらに、管理方法がバラバラであるため、データを有効活用しづらく、業務フローも統一されていない状態に。
その結果、新入社員教育に時間を要しているほか、スマートフォンで情報閲覧ができず、スムーズな判断や情報共有が難しい状況となっていました。
加えて、事業の成長に伴い、現状の業務運用では受注件数や社員数の増加に耐えられず、今後の企業成長に支障をきたす恐れも懸念されていました。

・導入内容と成果
上記課題に対し、業務標準化によって属人化業務を解消し、新入社員でも早期に戦力化できる運用を目指したシステム導入を実施。
統合型システム「Empower-X」を活用し、Fit to Standardを前提とした早期導入方針を採用しました。

また、統合システムを導入することで、経営判断や業務判断に必要なデータを正確に活用できる環境を整備。
誰でも・どこでも自由に利用できるシステム運用を目指し、スマートフォンを含めた情報活用性向上にも対応しています。
さらに、企業成長に追従可能な柔軟性・拡張性を持つシステム構成と、長期利用を前提とした保守体制も視野に入れた設計も実現。標準化による業務効率化と、将来的な事業拡大への対応力強化を両立する構成となっています。

上記でご紹介した企業様は、これまで弊社が支援をさせていただいた例のごく一部です。

システムの実装までには、要件整理や打ち合わせなどに多くの工程が存在しています。
そのような詳しいプロセスを確認したい方にもお応えすることが可能です。

支援期間、役割分担、ゴール設定イメージなど、予算や納期に合わせたご提案をすることができますので、
「要件整理の段階から伴走してほしい」
というご担当者様は、お気軽にお問い合わせください。

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